Werkt u met G Suite, dan merkt u ongetwijfeld regelmatig wijzigingen en verbeteringen. Om uw werk nog makkelijker te maken, ontwikkelt Google immers voortdurend nieuwe features. Alleen, u moet het weten natuurlijk. Daarom geven we u in dit artikel een overzicht van de handigste functionaliteiten die Google de voorbije maanden, tot juni 2019, introduceerde.

Google Docs: eindemarkeringen

In Google Docs voegt u nu heel makkelijk secties of eindemarkeringen in. U gaat naar Insert/Invoegen en selecteert Break/Eindemarkering. De ‘break’ wordt ingevoegd waar je cursor staat.

Om de markeringen te bekijken gaat u naar View/Weergeven en klikt op Show section breaks/Sectie-einden weergeven. De secties worden dan gemarkeerd met een blauw lijntje.

Met de ruler/liniaal past u nu per sectie de marges aan. Dat kan ook via File/Bestand en Page Setup/Pagina-instelling.

Lees verder onder de afbeelding.

G Suite updates

Google Sheets: duplicaten, witruimte en sneltoetsen

In Google Sheets kunt u nu met enkele muisklikken cellen met dubbele inhoud verwijderen. Selecteer de cellen of tabel, klik op Data/Gegevens en op Remove duplicates/Duplicaten verwijderen.

Soms zit er witruimte rond gegevens die u oplaadt, waardoor die niet mooi uitgelijnd in de cellen staan. Selecteer de cellen, klik op Data/Gegevens en Trim whitespace/Witruimte bijsnijden en uw gegevens staan allemaal netjes uitgelijnd.

Verder kan u nu ook sneltoetsen gebruiken die u kent van andere spreadsheet programma’s. Klik onder Help/Help op Keyboard shortcuts/Sneltoetsen. Daar vindt u het overzicht van de sneltoetsen en kan u ze ook inschakelen.

En tenslotte, nog een handige: u kan van elke cel de geschiedenis bekijken. Wie heeft laatst de gegevens in de cel aangepast? Wanneer? En wat is er veranderd? Ga op de cel staan, klik op de rechtermuisknop en klik op Show edit history/Toon bewerkingsgeschiedenis.

Confidentiële mails versturen in Gmail

Wilt u confidentiële informatie versturen via Gmail, dan stelt uw beheerder dat voor uw domein in. Met deze functie trekt u verzonden berichten in of geeft u een vervaldatum mee. U kan van uw ontvanger ook een extra identificatie per sms vragen vooraleer hij uw e-mail kan bekijken.

Zelfs als de e-mailaccount van de ontvanger gehackt zou zijn, kunt u nog de gegevens in uw bericht beschermen.

Tenslotte is het ook mogelijk in te stellen dat ontvangers van uw confidentiële e-mail de inhoud of bijlagen van het bericht niet kunnen doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden.

G Suite Learning Center volledig vernieuwd

Het G Suite Learning Center telt meer dan 300 gebruikershandleidingen. Om daar makkelijker uw weg in te vinden is de site gebruiksvriendelijker geworden en uitgebreid met:

  • een overzicht van de nieuwste handleidingen en updates;
  • een checklist voor startende gebruikers;
  • makkelijkere manier om handleidingen te printen, te bewaren als pdf’s in Google Docs of Slides, of aan te passen op maat.

Momenteel is enkel de Engelse versie van de site vernieuwd. Andere talen volgen later.

Met 1 klik gekoppelde inhoud updaten

Integreert u grafieken, tabellen, dia's en tekeningen, in spreadsheets, slides of docs, dan toont de nieuwe sidebar Linked Objects/Gekoppelde objecten onder Tools/Extra deze gelinkte content.

Heeft u wijzigingen gedaan aan de gelinkte content, dan toont de sidebar u dat er updates mogelijk zijn. Met 1 muisklik update u de gelinkte content in uw huidige document.

Google Sites

Maakt u een nieuwe teamsite of projectsite in Drive, dan voegt u nu heel eenvoudig een selectie van afbeeldingen in een carrousel in. In de rechter sidebar klikt u op Image carousel/Afbeeldingen carrousel onder Insert/Invoegen. U laadt afbeeldingen op of selecteer beelden uit uw bestaande uploads.

Stel in of u de afbeeldingen automatisch laat schuiven of toont via aan te klikken dots onderaan de afbeelding.

Verder heeft Google de promotionele tekst “Made with new Google Sites” uit de footer verwijderd. En tegelijk de mogelijkheid toegevoegd om via een nieuw ontworpen pictogram te tonen wanneer een pagina voor het laatst is bijgewerkt.

Afspraken in Google Kalender vanuit Android

Maakt of wijzigt u afspraken in Google Kalender van op uw Android toestel, dan merkt u zeker enkele nieuwigheden. Zo houdt u nu zicht op uw kalender terwijl u een nieuwe afspraak toevoegt. U vouwt de weergave voor maken / bewerken samen of uit, zodat u heen en weer kunt schakelen tussen dit scherm en het agenda-overzicht. U communiceert rechtstreeks met het overzicht door op het gewenste tijdvak te tikken, verticaal te slepen en neer te zetten naar een andere tijd op dezelfde dag, of horizontaal naar een andere dag.

Heeft u toegang tot de agenda van uw genodigden, dan ziet u ook ineens hun beschikbaarheden. Hun agenda's worden geladen terwijl u hen aan de gebeurtenis toevoegt. U bekijkt hun planning door op ‘Planningen bekijken’ te klikken. En tot slot kan Google Agenda u ook een titel voor de vergadering voorstellen.

Office bestanden bewerken zonder converteren

En ten slotte, deze nieuwe feature: voortaan bewerkt u ook Office bestanden in Google Drive, zonder dat u ze moet converteren. Dat wil zeggen: u opent een Office bestand met Docs, Sheets of Slides en voert daar de wijzigingen uit. Als u opslaat, worden deze wijzigingen ook in het oorspronkelijke Office document doorgevoerd.

Deze vernieuwing is al gelanceerd in april, maar de roll-out neemt wat tijd in beslag en geeft hier en daar nog wat problemen. Google werkt die issues systematisch weg zodat u volop de voordelen van Google Drive kan toepassen op Office-bestanden.

Meer weten over G Suite?

Wilt u ook op de hoogte blijven van alle nieuwigheden in G Suite? Schrijf dan in op de nieuwsbrief van Cogetix. Vier keer per jaar vallen we bij u in de mailbox, niet meer, maar ook niet minder. En u kan natuurlijk altijd uitschrijven.

G Suite implementeren?

Contacteer Cogetix, de expert in Google applicaties. Informeer naar de mogelijkheden op maat van uw bedrijf.